Acestea fiind spuse, cred ca pot rezilia contractul in orice moment, invocand numeroasele nereguli in modul lor de a face afaceri. Dupa ce ma conecteaza la net cei de la RDS, abia astept sa trec pe la ghiseul celor de la UPC sa vad daca chiar au curaj sa-mi spuna ca nu am voie sa rezilez un contract al carui pret “fix” creste mai repede ca Fat-Frumos.

1. Folositi folderul “For Follow up”

Daca nu-l aveti se poate crea dand click dreapta pe “Search Folders”->”New Search Folder”->”Mail flagged for follow up”. Apoi click dreapta pe “For follow up” si “Add to favorite folders”. Din acest moment puteti marca cu diferite culori mesajele importante, de exemplu cele la care trebuie sa raspundeti. Cineva spunea ca trebuie sa raspunzi pe loc la meaje ca sa nu uiti mai tarziu, dar cred ca metoda asta nu este pentru secolul 21. Acum trebuie doar sa dati click pe folderul “For Follow up” si aveti lista cu mesaje la care trebuie sa raspundeti.

2. Folositi cat mai multe Foldere si Subfoldere

Am vazut oameni care au cateva mii de mesaje in Inbox si cateva mii in Sent Items. Eu nu cred ca as putea lucra in aceste conditii. Cum vad ce s-a discutat in legatura cu un anumit proiect, in ordine cronologica, daca am discutat cu mai multe persoane? Pot cauta dupa mai multe adrese de email? Daca nici macar nu le mai stiu adresele de email cum le gasesc? De exemplu eu am in Inbox folderul Clienti. In acest folder sunt foldere precum “SEO”, Promovare web”, “Web hosting” si ”Web design”. In fiecare sunt subfoldere cu numele firmelor clientilor si in fiecare folder de acest gen sunt foldere cu proiecte. Dupa fiecare mesaj trimis, mut email-ul din Sent Items in folderul proiectului respectiv. Astfel, cand dau click pe folderul unui proiect vad imediat toata conversatia cu persoanele implicate, vad imediat folderele cu atasamente, si stiu de unde sa iau o factura sau un op scanat. In plus, pot ajunge in folderul cu pricina fara sa stiu numele clientilor sau adresele lor de email, navigand cat se poate de natural in Clienti-SEO-SC.Cutarescu.SRL-siteulmeu.ro. Eu gasesc intotdeauna un anumit mesaj in 1-5 secunde, fara sa folosesc cautarea.

3) Evitati regulile din Outlook

Dupa setarea unei reguli de mutare a unor mesaje intr-un anumit subfolder, mesajele se vor duce acolo dar nu mai vad cate mesaje necitite am in Inbox (iar pentru sub-foldere, Outlook nu afiseaza cate mesaje necitite contin, daca nu le expandam pe toate, in stanga). Se poate da click pe folderul “Unread email” dar daca se ia curentul inainte sa raspundem sau inainte sa-l marcam cu alta culoare, s-ar putea sa nu-l mai gasim, in cazul in care avem cateva mii de mesaje. Mie imi vin toate mesajele in Inbox si de acolo le mut in alte foldere in functie de continutul lor, si le marchez cu rosu pe cele la care trebuie sa raspund sau care necesita vre-un alt fel de actiune din partea mea.  In acest fel stiu ca toate mesajele mutate au fost citite, iar cele necitite(sau marcate din greseala ca find citie, sau citite partial din lipsa de timp sau din alte probleme tehnice) se alfa toate in acelasi loc: Inbox. Cand termin de citit toate mesajele, Inbox-ul este gol, in asteptare de mesaje noi, cu vesti bune

4) Puteti sterge foarte multe mesaje pe care le mai aveti deja

Am observat ca foarte multi utiliatori de email folosesc raspunsurile cu istoric. Astfel, in cadrul unei conversatii de 10 email-uri e posibil sa descoperiti ca ultimul mesaj contine toate textele celorlalte 9 mesaje, inclusiv data si ora la care au fost trimise si titlul acestora. Deci puteti sterge primele 9 mesaje, dar lasati-le pe cele cu atasamente, pentru ca e foarte probabil ca atasamentele sa nu se mai regaseasca si in ultimul mesaj.

5) Folositi back-up-uri

Arhivati cat mai des mesajele pentru a limita pagubele produse de o eventuala problema cu calculatorul, mai ales atunci cand ati setat ca mesajele sa se stearga de pe server atunci cand sunt downlodate in Outlook.

6) Incercati sa dati adresa de email la cat mai putine persoane.

Daca aveti un site de prezentare a unor servicii sau produse, ar fi bine sa folisiti formulare de contact in loc de publicarea adresei de email. Astfel limitati oarecum numarul de mesaje nesolicitate pe care le veti primi. De asemenea, o adresa de email pe care trebuie sa va contacteze clientii, nu ar trebui folosita pentru crearea de conturi pe diverse forumuri ori situri cu newsletter.
 

Concluzie: nu sustin ca Outlook-ul este cel mai bun, dar in acest moment corespunde perfect nevoilor mele(10-15 adrese de email, 3000 de mesaje, mai multe sute de clienti) si nu am nicio sugestie pentru imbunatatirea lui. Cred ca timpul petrecut verificand posta electronica nu poate fi imbunatatit mai mult de atat.